Allmänna handlingar

Vad är allmänna handlingar?
En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Det kan vara ett brev, protokoll, e-post, eller video- eller bandupptagning. En kommunal handling kan vara allmän eller inte allmän. De handlingar som inte är allmänna är till exempel en tjänstemans interna arbetsmaterial. Allmänna handlingar kan i sin tur vara offentliga eller sekretessbelagda. Enligt lagen är en handling allmän när den har inkommit till kommunen, när den förvaras där eller har upprättats där. Alla allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda är offentliga. Därmed har alla rätt att läsa dem.

Sekretess?
Syftet med sekretessen kan till exempel vara att skydda enskilda människor i ärenden som rör socialtjänsten. En särskild lag, offentlighets- och sekretesslagen, anger vilka uppgifter som är sekretessbelagda. Det innebär att kommunen med stöd av lagen, avgör vad som ska sekretessbeläggas. Så om man skickar ett brev till kommunen och skriver "hemligt", "förtroligt" eller "konfidentiellt" på brevet blir det ändå inte sekretessbelagt, om inte lagen medger det.

Var finns handlingarna?
Kommunen måste registrera, förvara och arkivera sina allmänna handlingar. De ska hållas ordnade, så att man lätt kan hitta det man söker. I allmänhet är det kommunens registrator som ordnar handlingarna i ett diarium, som normalt sett också är en allmän offentlig handling.

Hur fort kan jag få handlingarna?
Lagen säger att allmänna, offentliga handlingar ska lämnas ut "skyndsamt". I praktiken innebär det att det ska ske så snabbt som möjligt. Ibland kan det, beroende på hur omfattande ett dokument är eller att det finns resursskäl, vara tillåtet med en viss väntetid, men högst någon eller några dagars väntan är acceptabelt.

Får jag ta med dem hem?
Handlingarna kan läsas på plats och sedan lämnas tillbaka. Det finns också möjlighet att få kopior.

Kan man få handlingar via e-post?
Kommunen är inte skyldig att lämna ut handlingar via e-post.

Får man vara anonym?
Enligt lagen behöver du inte tala om vem du är när du vill ha allmänna, offentliga handlingar. Du behöver inte heller berätta varför du vill ha handlingarna. Ingen har rätt att fråga dig om detta. Om du nekas att ta del av en handling, ska du enligt lagen få ett skriftligt besked om detta. Om du då anser att kommunen har gjort fel, har du möjlighet att överklaga beslutet hos kammarrätten. Om du tycker att utlämnandet av handlingen tar för lång tid, kan du klaga hos Justitieombudsmannen.

Mer att tänka på
Även all din egen korrespondens (brev, fax, e-post och så vidare) med kommunen blir en allmän handling, som kan läsas av andra. Man kan inte kringgå offentlighetsprincipen genom att skicka ett brev, i ett ärende som rör en kommunal fråga, till tjänstemän eller förtroendevalda politiker på deras hemadresser. De är ändå skyldiga att se till att ditt brev diarieförs hos kommunens registrator.

Personuppgiftsbehandling
Här kan du läsa om hur vi behandlar dina personuppgifter i allmänna handlingar.