Tidigare information gällande viktiga uppdateringar i Åmåls kommuns IT-miljö

Välkommen till Microsoft Outlook


SÅ HÄR KOMMER DU IGÅNG MED MICROSOFT OUTLOOK

Idag är det ingen vanlig måndag! Idag är dagen då vi går in i kommunens nya mejl- och kalendersystem Microsoft Outlook.

• För att komma igång på bästa sätt så finner du manualer och instruktionsfilmer här: https://www.amal.se/365/instruktionsfilmer-outlook/

• Här hittar du instruktionsfilmer på hur du importerar e-post, kontakter och kalender från Groupwise till Outlook: https://www.amal.se/365/instruktionsfilmer-hur-du-importerar-e-post-kontakter-och-kalender-fran-groupwise-till-outlook/



LÄSA MEJL I TELEFONEN VIA OUTLOOK-APPEN

För att kunna läsa din mejl direkt i telefonen utan att behöva nyttja webbtjänsten, så behöver du ladda ned Outlook-appen till din enhet. För att komma igång behöver du genomföra några steg. Viktigt att stegen följs då telefonen kommer att kräva en total omstart. Omstarten kommer radera dina bilder, kontakter m.m. så se till att spara ned allt du önskar ha kvar. Detta gäller enbart dig med en android-enhet, oftast av märket Samsung.

Här hittar du instruktioner: https://www.amal.se/365/instruktionsfilmer-outlook/ (scrolla ner på sidan)

De få personer som har en iPhone behöver lämna in sin telefon hos IT-enheten på Norrtull för få sin telefon uppdaterad. 

Tills ni hunnit göra installationen så når ni mailen via telefonen på:www.outlook.com/amal.se



VAD GÖR JAG OM JAG UPPLEVER PROBLEM MED MIN E-POST ELLER KALENDER EFTER ÖVERGÅNGEN?

  • Ta kontakt med IT Helpdesk på 170 70

    Helpdesk kommer att förstärkas fram till 14/5. För e-post eller kalender- relaterade problem kan du också ringa 054 - 196 120 eller ställa din fråga över teams till Nya Office-helpdesk. Om din fråga inte handlar om e-post eller kalender kommer du att hänvisas till ordinarie helpdesk 170 70.

    Följ diskussionstrådar och helpdesk under Teams -> Nya Office

    Ta kontakt med någon av Åmåls utbildade ambassadörer inom Microsoft 365. Ca 30 medarbetare i kommunen har fått fördjupad utbildning i de nya verktygen för att stötta upp med hjälp om uppdateringarna. Om du inte vet vilka som är ambassadörer för din verksamhet, fråga din närmsta chef.
  • Håll dig uppdaterad och informerad om aktuellt läge genom att följa information på Å-net och via www.amal.se/365. Dessa kommer att uppdateras löpande.
  • Ha tålamod! Vi kommer att hjälpa dig med ditt ärende så snart vi kan. Det nya e-postsystemet och dess inställningar kommer att underhållas och utvecklas även efter 3/5. Du har också goda möjligheter att själv ställa in och anpassa verktygen så att de passar just dig på bästa sätt. Tips och instruktioner om Microsoft Outlook finner du på https://www.amal.se/365/instruktionsfilmer-outlook/

Byte av e-postsystem under valborg

Under Valborgsmässoafton, 30/4, kommer kommunens e-postsystem att bytas ut vilket, påverkar dig som användare.
Din e-postadress kommer inte att förändras utan är den samma som tidigare. Du kommer däremot att få börja använda det nya e-postprogrammet Outlook på din dator, eller om du har en äldre dator (Windows 7), webmail genom www.outlook.com/amal.se.

Efter kl 15.00 på fredag 30/4 är det bra om du som användare minska ditt användande av e-post inför helgen på grund av uppdateringen av e-postsystemet. Inga mejl kommer att förloras under omläggningen.  Vi är tacksamma om du hjälper till att minimera trafiken av mejl då det påverkar hastigheten av flytten.

Ca kl 17.00 på fredag 30/4 kommer nya servrar att kopplas in och börja ta över mejltrafik från de gamla. Det kan ta upp till 72 timmar innan den är helt komplett. Detta innebär att det finns en möjlighet att e-post inkommer till Groupwise (gamla e-postsystemet) ända fram till 17.00 på måndag 3/5.

Detta innebär att du under helgen och måndag 3/5 behöver hålla koll på både Groupwise och Outlooks inkorgar. Efter kl 17.00 på måndag 3/5 är det endast Outlook som gäller.

Efter kl 17.00 fredag 30/4 ska du inte längre använda Groupwise för att skicka e-post. Efter denna tidpunkt ska Outlook användas för att skicka e-post. Klicka här för tips och instruktioner gällande Microsoft Outlook. 


Vad ska jag som användare eller verksamhetsledare göra?

  • Försök planera ditt arbete så att du om möjligt kan skicka veckans sista mejl innan 15.00 fredag 30/4 och att du är så oberoende från e-posten som du kan fram till 07.30 måndag 3/5.
  • Innan 30/4 är det viktigt att du är medveten om att det kan ske eventuella e-postavbrott. Då är det bra att du och dina medarbetare istället kan använda alternativa kanaler så som teams eller telefon.
  • Om du är verksam och i behov av e-post under helgen och måndag 3/5, tänk på att mejl kan komma in i båda brevlådorna, i både Groupwise och Outlook. Tänk dock på att använda Outlook för att skicka e-post.

Vad gör jag om jag upplever problem med min e-post eller kalender efter övergången?

  • Ta kontakt med IT Helpdesk på 170 70.

    Helpdesk kommer att förstärkas fram till 14/5. För e-post eller kalender- relaterade problem kan du också ringa 054-196 120 eller ställa din fråga över teams till Nya Office-helpdesk. Om din fråga inte handlar om e-post eller kalender kommer du att hänvisas till ordinarie helpdesk 170 70.

    Följ diskussionstrådar och helpdesk under Teams -> Nya Office.

    Ta kontakt med någon av Åmåls utbildade ambassadörer inom Microsoft 365. Ca 30 medarbetare i kommunen har fått fördjupad utbildning i de nya verktygen för att stötta upp med hjälp om uppdateringarna. Om du inte vet vilka som är ambassadörer för din verksamhet, fråga din närmsta chef.

  • Håll dig uppdaterad och informerad om aktuellt läge genom att följa information på Å-net och via www.amal.se/365. Dessa kommer att uppdateras löpande.
  • Ha tålamod! Vi kommer att hjälpa dig med ditt ärende så snart vi kan. Det nya e-postsystemet och dess inställningar kommer att underhållas och utvecklas även efter 3/5. Du har också goda möjligheter att själv ställa in och anpassa verktygen så att de passar just dig på bästa sätt. Klicka här för tips och instruktioner gällande Microsoft Outlook. 

Viktiga uppdateringar i Åmåls kommuns IT-miljö

Under april månad så kommer alla enheter, datorer, mobiler och läsplattor få en uppdatering som kommer möjliggöra bättre digital arbetsmiljö och lättare kommunikation. Därför är det VIKTIGT att du innan den 23/4 ser till att ha hunnit läsa igenom informationen noggrant. Risken är annars att du blir av med exempelvis mejl som du önskat haft kvar. Hjälp även gärna till att sprida informationen och påminna era kollegor.
Den viktigaste uppdateringen som du kommer bli påverkad av är byte av mejl-program. Vi kommer gå från GroupWise till Outlook som är kopplat till Microsoft 365. Den största förbättringen kommer vara synkronisering mellan kalendrar, kontakthantering och Microsoft Teams. Ett stort lyft för vårt arbete.

Nedan följer frågor och svar som kommer hjälpa dig på vägen. För att IT-enheten ska kunna genomföra en smidig transformation ber vi dig åter att läsa informationen noggrant, eller ta kontakt med Helpdesk i god tid.

Jag har en dator med Windows7. Behöver jag tänka på något särskilt?

Ja, din dator kommer att behöva bytas ut för att du ska kunna fortsätta arbeta som tidigare. Efter IT-förnyelsen kommer du inte att kunna använda Officeprogrammen på din dator. Stödet för VPN kommer inte fungera med en gammal dator och därmed begränsas dina möjligheter till distansarbete. Vi kommer inte heller att kunna uppdatera program och verksamhetssystem på din dator och erbjuder ingen support på den. Det kommer att presenteras en utbytesplan för samtliga kommunens Windows7-datorer och du kommer att få veta när och hur din dator ersätts inom kort.

Behöver jag tänka på något särskilt nu när jag distansarbetar?

Ja, för att du ska få de nya Officeprogrammen till din dator krävs att du är ansluten till Åmål via VPN om du distansarbetar. Det är viktigt att du startar din VPN-klient snarast möjligt och tar för vana att alltid ha den igång hela arbetsdagen som du distansarbetar. VPN-anslutningen möjliggör för din dator att ladda ner programmen du kommer att behöva. För mer instruktioner om hur VPN fungerar, läs mer via den här länken eller ta kontakt med IT-enhetens helpdesk.

När får jag tillgång till nya mejlprogrammet och Officepaketet?

De nya Officeprogram kommer att installeras på din dator genom att IT-enheten placerar ett uppgraderingspaket för Office. Du kommer själv att behöva starta uppgraderingsprocessen. Programmet kommer att finnas tillgängligt i ”Software Center” på din dator och installation av detta påbörjas under V14. Vissa funktioner i Outlook kommer att finnas tillgängliga redan vid installation men vi avråder från att börja använda programmet innan överflytten är komplett vid 29-30/4.

Vad händer med min kalender och gamla mejl?

Ingenting kommer tyvärr att kunna flyttas med automatik från GroupWise till Outlook, vilket betyder att du själv behöver exportera den informationen du vill flytta manuellt. För att exportera data ur GroupWise se länkar:

GroupWise kommer att finnas tillgängligt ytterligare en begränsad tid efter 29/4 i syfte att vara ett arkiv för e-post och tidigare kalenderbokningar. Det kommer alltså att gå att starta GroupWise och läsa historisk information såsom gamla mejl, under en övergångsperiod. Du uppmuntras därför att rensa och säkerhetskopiera mejl, bokningar och kontakter i GroupWise på ett sätt som går överföra din information till Outlook, klicka här för att se instruktionsfilmer.

Det är ditt eget ansvar som användare att spara ner den information du vill flytta med till det nya programmet. Då det är väldigt många enheter som är påverkade kommer det inte finnas möjlighet till annan hjälp av IT än stöttning och guidning i processen. Följ därför i första hand instruktionerna i filmerna och manualerna som är framtagna för att hjälpa dig.

**VIKTIGT**

Du behöver säkerställa att du har de nya Officeprogrammen installerade på din dator senast fredag 23/4. Om du inte vet hur du säkerställer detta eller saknar programmet 23/4, ta kontakt med IT-enhetens helpdesk snarast!

När du startar något av dina uppgraderade Officeprogram ombeds du logga in i Microsoft365. Detta gör du med samma användarnamn och lösenord som till din dator. Vissa funktioner i Outlook kommer att finnas tillgängliga redan vid installation men vi avråder från att börja använda programmet innan överflytten är komplett vid 29-30/4.


Sidan uppdaterades 2021-04-29

Synpunkter på sidan?