I den här instruktionsfilmen lär du dig hur du skapar ett autosvar i Microsoft Outlook 365.
Bra att vet nu inför semestertider.

På måndag 28 juni kommer IT-enheten att koppla om den gemensamma disken (idag kallad M:) till en ny filserver. Katalogstrukturen heter G: (gemen) och är den nya gemensamma disken. Det innebär att du fortsättningsvis kommer att spara och arbeta med filer, dokument och media som är gemensamma för en enhet, verksamhet eller förvaltning på en server i den nya IT-miljön.

Alla filer kopieras med automatik av IT-enheten in till en ny server. På din dator kommer du under måndag 28 juni att få en ny katalogstruktur tillagd i ”utforskaren”.

Om du har en Windows7-dator kommer du själv att behöva leta upp den nya gemensamma disken och lägga till den (se separat instruktion).

Information om nya gemensamma filservern (pdf 211 KB)

Guide för att lägga till nya gemensamma filservern till Windows 7-datorer (pdf 468 KB)

Under helgen 29-30:e maj kommer din hemkatalog att flyttas till biblioteket OneDrive. Processen för att flytta filer är automatisk och inget du som användare själv behöver göra. Alla de filer och kataloger som finns på din hemmakatalog (B:) kommer att flyttas till en katalog i OneDrivebiblioteket på din dator som heter ”Gamla B”

Klicka här för att läsa en kort instruktion om hur OneDrive fungerar  (pdf 93 KB)

I helgen går nu endast flytten av (B:) hemmakatalog till OneDrive. Vi migrerar inte (M:). Den gemensamma disken kommer att flytta först om ca två veckor då den har beroenden till vissa system som vi inte hunnit lösa ännu. Detta innebär att alla användare från måndag 30/5 måste starta OES-klienten och logga in för att komma åt (M:).

Kort om övergången till nya mailsystemet

Åmål använder sedan två veckor epostsystemetet i Microsoft 365. E-posthanteringen sker genom programmet Outlook som finns på datorer, över webben och som mobilappar. Övergången till nytt epostsystem har i huvudsak gått bra och vi ser att mail strömmar in och ut på ett stabilt sätt och att användningen av e-postprogrammen tilltar. Sedan drifttagning har nästan 14 000 mail skickats och nästan 50 000 mail tagits emot i nya systemet.

Vi har haft några incidenter under övergången, en del förutsedda och andra oförutsedda. Bland de saker som påverkat flest användare är inställningar för gemensamma brevlådor, en del scannerinställningar samt utmaningar med att ansluta mobiltelefoner till nya IT-miljön för att läsa mail. Av dessa är merparten löst och det som inte är löst är under arbete med tilldelad ansvarig.

Den närmsta framtiden i e-postsystemet

När vi nu ser är att de flesta har kommit igång och använder Outlook och kalendern. Nu följer en tid där vi genomför olika aktiviteter för att hjälpa oss alla att arbeta effektivt i nya systemet. Vi kommer att arrangera fler utbildningspass/frågestunder för våra Office-ambassadörer. Vi kommer att skapa fler instruktionsfilmer och manualer och vi kommer att arbeta fram lösningar till kvarstående utmaningar. 31 maj stängs de gamla e-postservrarna.  

Nästa steg i IT-förnyelsen 28-31 maj

Introduktionen av nya e-postsystemet har varit en viktig milstolpe i att förnya Åmåls IT-miljö. Nästa viktiga händelse sker i tiden fram till och i anslutning till 28-31 maj. Det som nu sker är att samtliga kommunens Windows-10-datorer kommer att anslutas till den nya IT-miljön. Själva anslutningen sker genom ett program som installeras på varje dator och som du själv startar från "Software center" på datorn. När programmet körs, låser det datorn under ca 30 minuter och datorn ansluts till den nya IT-miljön. Dina inställningar och filer kopieras in och du ska efter processens slut kunna fortsätta att arbeta som vanligt. Programmet finns redan nu tillgängligt i ditt ”Software center” på datorn. Samma plats som du fann installationsprogrammet för nya officepaketet. Du kan när du vill välja att köra programmet, med fördel på en tidpunkt som passar i din arbetsdag eftersom du inte kan använda datorn när processen är igång. Programmet kommer att starta och köras med automatik under fredag 28/5 om du inte själv bestämmer dig för ett tillfälle innan.

Manual för anslutning till nya IT-miljön (pdf 1,6 MB)

Din hemkatalog flyttas 29-30 maj

Under helgen 29-30 maj kommer din hemkatalog att flyttas till OneDrive. Från och med  måndag 31 maj når du dina filer som du tidigare hade på B: under strukturen OneDrive i din mappstruktur. Hur du förbereder och lär känna OneDrive finner du inom kort på amal.se/365.

Under samma helg kommer också alla filer under gemensamma disken M: att flyttas till en ny filserver i nya IT-miljön och från och med måndag 31 maj kommer du att ha en ny genväg till denna på din dator. Inga filer kommer att rensas bort i flytten.

Om Windows 7-datorer

Arbete pågår för att installera ersättningsdatorer för de Windows7-datorer som vi ska ta ur drift. Alla verksamheter har lämnat in en prio-ordning för utbyte som vi nu följer. Du kommer att kontaktas när en ny dator finns tillgänglig och din gamla ingår bland de prioriterade utbytena.

SÅ HÄR KOMMER DU IGÅNG MED MICROSOFT OUTLOOK

Idag är det ingen vanlig måndag! Idag är dagen då vi går in i kommunens nya mejl- och kalendersystem Microsoft Outlook.

• För att komma igång på bästa sätt så finner du manualer och instruktionsfilmer här: https://www.amal.se/365/instruktionsfilmer-outlook/

• Här hittar du instruktionsfilmer på hur du importerar e-post, kontakter och kalender från Groupwise till Outlook: https://www.amal.se/365/instruktionsfilmer-hur-du-importerar-e-post-kontakter-och-kalender-fran-groupwise-till-outlook/

LÄSA MEJL I TELEFONEN VIA OUTLOOK-APPEN

För att kunna läsa din mejl direkt i telefonen utan att behöva nyttja webbtjänsten, så behöver du ladda ned Outlook-appen till din enhet. För att komma igång behöver du genomföra några steg. Viktigt att stegen följs då telefonen kommer att kräva en total omstart. Omstarten kommer radera dina bilder, kontakter m.m. så se till att spara ned allt du önskar ha kvar. Detta gäller enbart dig med en android-enhet, oftast av märket Samsung.

Här hittar du instruktioner: https://www.amal.se/365/instruktionsfilmer-outlook/ (scrolla ner på sidan)

De få personer som har en iPhone behöver lämna in sin telefon hos IT-enheten på Norrtull för få sin telefon uppdaterad. 

Tills ni hunnit göra installationen så når ni mailen via telefonen på:www.outlook.com/amal.se

VAD GÖR JAG OM JAG UPPLEVER PROBLEM MED MIN E-POST ELLER KALENDER EFTER ÖVERGÅNGEN?

• Ta kontakt med IT Helpdesk på 170 70
  
  Helpdesk kommer att förstärkas fram till 14/5. För e-post eller kalender- relaterade problem kan du också ringa 054 - 196 120 eller ställa din fråga över teams till Nya Office-helpdesk. Om din fråga inte handlar om e-post eller kalender kommer du att hänvisas till ordinarie helpdesk 170 70.
  
  Följ diskussionstrådar och helpdesk under Teams -> Nya Office
  
  Ta kontakt med någon av Åmåls utbildade ambassadörer inom Microsoft 365. Ca 30 medarbetare i kommunen har fått fördjupad utbildning i de nya verktygen för att stötta upp med hjälp om uppdateringarna. Om du inte vet vilka som är ambassadörer för din verksamhet, fråga din närmsta chef.

• Håll dig uppdaterad och informerad om aktuellt läge genom att följa information på Å-net och via www.amal.se/365. Dessa kommer att uppdateras löpande.

• Ha tålamod! Vi kommer att hjälpa dig med ditt ärende så snart vi kan. Det nya e-postsystemet och dess inställningar kommer att underhållas och utvecklas även efter 3/5. Du har också goda möjligheter att själv ställa in och anpassa verktygen så att de passar just dig på bästa sätt. Tips och instruktioner om Microsoft Outlook finner du på https://www.amal.se/365/instruktionsfilmer-outlook/

Under april månad så kommer alla enheter, datorer, mobiler och läsplattor få en uppdatering som kommer möjliggöra bättre digital arbetsmiljö och lättare kommunikation. Därför är det VIKTIGT att du innan den 23/4 ser till att ha hunnit läsa igenom informationen noggrant. Risken är annars att du blir av med exempelvis mejl som du önskat haft kvar. Hjälp även gärna till att sprida informationen och påminna era kollegor.
Den viktigaste uppdateringen som du kommer bli påverkad av är byte av mejl-program. Vi kommer gå från GroupWise till Outlook som är kopplat till Microsoft 365. Den största förbättringen kommer vara synkronisering mellan kalendrar, kontakthantering och Microsoft Teams. Ett stort lyft för vårt arbete.

Nedan följer frågor och svar som kommer hjälpa dig på vägen. För att IT-enheten ska kunna genomföra en smidig transformation ber vi dig åter att läsa informationen noggrant, eller ta kontakt med Helpdesk i god tid.

Jag har en dator med Windows7. Behöver jag tänka på något särskilt?

Ja, din dator kommer att behöva bytas ut för att du ska kunna fortsätta arbeta som tidigare. Efter IT-förnyelsen kommer du inte att kunna använda Officeprogrammen på din dator. Stödet för VPN kommer inte fungera med en gammal dator och därmed begränsas dina möjligheter till distansarbete. Vi kommer inte heller att kunna uppdatera program och verksamhetssystem på din dator och erbjuder ingen support på den. Det kommer att presenteras en utbytesplan för samtliga kommunens Windows7-datorer och du kommer att få veta när och hur din dator ersätts inom kort.

Behöver jag tänka på något särskilt nu när jag distansarbetar?

Ja, för att du ska få de nya Officeprogrammen till din dator krävs att du är ansluten till Åmål via VPN om du distansarbetar. Det är viktigt att du startar din VPN-klient snarast möjligt och tar för vana att alltid ha den igång hela arbetsdagen som du distansarbetar. VPN-anslutningen möjliggör för din dator att ladda ner programmen du kommer att behöva. För mer instruktioner om hur VPN fungerar, läs mer via den här länken eller ta kontakt med IT-enhetens helpdesk.

Manual – Hur du använder VPN i Åmåls kommun (pdf 658 KB)

När får jag tillgång till nya mejlprogrammet och Officepaketet?

De nya Officeprogram kommer att installeras på din dator genom att IT-enheten placerar ett uppgraderingspaket för Office. Du kommer själv att behöva starta uppgraderingsprocessen. Programmet kommer att finnas tillgängligt i ”Software Center” på din dator och installation av detta påbörjas under V14. Vissa funktioner i Outlook kommer att finnas tillgängliga redan vid installation men vi avråder från att börja använda programmet innan överflytten är komplett vid 29-30/4.

Manual - Installera nya Officepaketet (pdf 1,2 MB)

Vad händer med min kalender och gamla mejl?

Ingenting kommer tyvärr att kunna flyttas med automatik från GroupWise till Outlook, vilket betyder att du själv behöver exportera den informationen du vill flytta manuellt. För att exportera data ur GroupWise se länkar:

Manual - Exportera e-post från Groupwise (pdf 1,0 MB)
Instruktionsfilmer - Exportera e-post, kalender och kontakter

GroupWise kommer att finnas tillgängligt ytterligare en begränsad tid efter 29/4 i syfte att vara ett arkiv för e-post och tidigare kalenderbokningar. Det kommer alltså att gå att starta GroupWise och läsa historisk information såsom gamla mejl, under en övergångsperiod. Du uppmuntras därför att rensa och säkerhetskopiera mejl, bokningar och kontakter i GroupWise på ett sätt som går överföra din information till Outlook, klicka här för att se instruktionsfilmer.

Det är ditt eget ansvar som användare att spara ner den information du vill flytta med till det nya programmet. Då det är väldigt många enheter som är påverkade kommer det inte finnas möjlighet till annan hjälp av IT än stöttning och guidning i processen. Följ därför i första hand instruktionerna i filmerna och manualerna som är framtagna för att hjälpa dig.

Under Valborgsmässoafton, 30/4, kommer kommunens e-postsystem att bytas ut vilket, påverkar dig som användare.
Din e-postadress kommer inte att förändras utan är den samma som tidigare. Du kommer däremot att få börja använda det nya e-postprogrammet Outlook på din dator, eller om du har en äldre dator (Windows 7), webmail genom www.outlook.com/amal.se.

Efter kl 15.00 på fredag 30/4 är det bra om du som användare minska ditt användande av e-post inför helgen på grund av uppdateringen av e-postsystemet. Inga mejl kommer att förloras under omläggningen.  Vi är tacksamma om du hjälper till att minimera trafiken av mejl då det påverkar hastigheten av flytten.

Ca kl 17.00 på fredag 30/4 kommer nya servrar att kopplas in och börja ta över mejltrafik från de gamla. Det kan ta upp till 72 timmar innan den är helt komplett. Detta innebär att det finns en möjlighet att e-post inkommer till Groupwise (gamla e-postsystemet) ända fram till 17.00 på måndag 3/5.

Detta innebär att du under helgen och måndag 3/5 behöver hålla koll på både Groupwise och Outlooks inkorgar. Efter kl 17.00 på måndag 3/5 är det endast Outlook som gäller.

Efter kl 17.00 fredag 30/4 ska du inte längre använda Groupwise för att skicka e-post. Efter denna tidpunkt ska Outlook användas för att skicka e-post. Klicka här för tips och instruktioner gällande Microsoft Outlook. 

Vad ska jag som användare eller verksamhetsledare göra?

• Försök planera ditt arbete så att du om möjligt kan skicka veckans sista mejl innan 15.00 fredag 30/4 och att du är så oberoende från e-posten som du kan fram till 07.30 måndag 3/5.

• Innan 30/4 är det viktigt att du är medveten om att det kan ske eventuella e-postavbrott. Då är det bra att du och dina medarbetare istället kan använda alternativa kanaler så som teams eller telefon.

• Om du är verksam och i behov av e-post under helgen och måndag 3/5, tänk på att mejl kan komma in i båda brevlådorna, i både Groupwise och Outlook. Tänk dock på att använda Outlook för att skicka e-post.

• Groupwise kommer att finnas öppet som arkiv att titta på och exportera gammal e-post och kalenderinformation ur fram till 31/5. Det kommer inte att gå att skicka eller ta emot e-post från Groupwise efter övergången.
  
  
• Du som avser att läsa din e-post i app från din tjänstetelefon eller surfplatta behöver knyta enheten till vår nya IT-miljö. Instruktioner för att få nya appen installerad och konfigurerad hittar du här (scrolla längst ner på sidan)
  
  

Vad gör jag om jag upplever problem med min e-post eller kalender efter övergången?

• Ta kontakt med IT Helpdesk på 170 70.
  
  Helpdesk kommer att förstärkas fram till 14/5. För e-post eller kalender- relaterade problem kan du också ringa 054-196 120 eller ställa din fråga över teams till Nya Office-helpdesk. Om din fråga inte handlar om e-post eller kalender kommer du att hänvisas till ordinarie helpdesk 170 70.
  
  Följ diskussionstrådar och helpdesk under Teams -> Nya Office.
  
  Ta kontakt med någon av Åmåls utbildade ambassadörer inom Microsoft 365. Ca 30 medarbetare i kommunen har fått fördjupad utbildning i de nya verktygen för att stötta upp med hjälp om uppdateringarna. Om du inte vet vilka som är ambassadörer för din verksamhet, fråga din närmsta chef.
  
  
• Håll dig uppdaterad och informerad om aktuellt läge genom att följa information på Å-net och via www.amal.se/365. Dessa kommer att uppdateras löpande.

• Ha tålamod! Vi kommer att hjälpa dig med ditt ärende så snart vi kan. Det nya e-postsystemet och dess inställningar kommer att underhållas och utvecklas även efter 3/5. Du har också goda möjligheter att själv ställa in och anpassa verktygen så att de passar just dig på bästa sätt. Klicka här för tips och instruktioner gällande Microsoft Outlook.