Viktiga uppdateringar i Åmåls kommuns IT-miljö

Under april månad så kommer alla enheter, datorer, mobiler och läsplattor få en uppdatering som kommer möjliggöra bättre digital arbetsmiljö och lättare kommunikation. Därför är det VIKTIGT att du innan den 23/4 ser till att ha hunnit läsa igenom informationen noggrant. Risken är annars att du blir av med exempelvis mejl som du önskat haft kvar. Hjälp även gärna till att sprida informationen och påminna era kollegor.
Den viktigaste uppdateringen som du kommer bli påverkad av är byte av mejl-program. Vi kommer gå från GroupWise till Outlook som är kopplat till Microsoft 365. Den största förbättringen kommer vara synkronisering mellan kalendrar, kontakthantering och Microsoft Teams. Ett stort lyft för vårt arbete.

Nedan följer frågor och svar som kommer hjälpa dig på vägen. För att IT-enheten ska kunna genomföra en smidig transformation ber vi dig åter att läsa informationen noggrant, eller ta kontakt med Helpdesk i god tid.

Jag har en dator med Windows7. Behöver jag tänka på något särskilt?

Ja, din dator kommer att behöva bytas ut för att du ska kunna fortsätta arbeta som tidigare. Efter IT-förnyelsen kommer du inte att kunna använda Officeprogrammen på din dator. Stödet för VPN kommer inte fungera med en gammal dator och därmed begränsas dina möjligheter till distansarbete. Vi kommer inte heller att kunna uppdatera program och verksamhetssystem på din dator och erbjuder ingen support på den. Det kommer att presenteras en utbytesplan för samtliga kommunens Windows7-datorer och du kommer att få veta när och hur din dator ersätts inom kort.

Behöver jag tänka på något särskilt nu när jag distansarbetar?

Ja, för att du ska få de nya Officeprogrammen till din dator krävs att du är ansluten till Åmål via VPN om du distansarbetar. Det är viktigt att du startar din VPN-klient snarast möjligt och tar för vana att alltid ha den igång hela arbetsdagen som du distansarbetar. VPN-anslutningen möjliggör för din dator att ladda ner programmen du kommer att behöva. För mer instruktioner om hur VPN fungerar, läs mer via den här länken eller ta kontakt med IT-enhetens helpdesk.

Manual – Hur du använder VPN i Åmåls kommun (pdf 658 KB)

När får jag tillgång till nya mejlprogrammet och Officepaketet?

De nya Officeprogram kommer att installeras på din dator genom att IT-enheten placerar ett uppgraderingspaket för Office. Du kommer själv att behöva starta uppgraderingsprocessen. Programmet kommer att finnas tillgängligt i ”Software Center” på din dator och installation av detta påbörjas under V14. Vissa funktioner i Outlook kommer att finnas tillgängliga redan vid installation men vi avråder från att börja använda programmet innan överflytten är komplett vid 29-30/4.

Manual - Installera nya Officepaketet (pdf 1,2 MB)

Vad händer med min kalender och gamla mejl?

Ingenting kommer tyvärr att kunna flyttas med automatik från GroupWise till Outlook, vilket betyder att du själv behöver exportera den informationen du vill flytta manuellt. För att exportera data ur GroupWise se länkar:

Manual - Exportera e-post från Groupwise (pdf 1,0 MB)
Instruktionsfilmer - Exportera e-post, kalender och kontakter

GroupWise kommer att finnas tillgängligt ytterligare en begränsad tid efter 29/4 i syfte att vara ett arkiv för e-post och tidigare kalenderbokningar. Det kommer alltså att gå att starta GroupWise och läsa historisk information såsom gamla mejl, under en övergångsperiod. Du uppmuntras därför att rensa och säkerhetskopiera mejl, bokningar och kontakter i GroupWise på ett sätt som går överföra din information till Outlook, klicka här för att se instruktionsfilmer.

Det är ditt eget ansvar som användare att spara ner den information du vill flytta med till det nya programmet. Då det är väldigt många enheter som är påverkade kommer det inte finnas möjlighet till annan hjälp av IT än stöttning och guidning i processen. Följ därför i första hand instruktionerna i filmerna och manualerna som är framtagna för att hjälpa dig.