Byte av e-postsystem under valborg

Under Valborgsmässoafton, 30/4, kommer kommunens e-postsystem att bytas ut vilket, påverkar dig som användare.
Din e-postadress kommer inte att förändras utan är den samma som tidigare. Du kommer däremot att få börja använda det nya e-postprogrammet Outlook på din dator, eller om du har en äldre dator (Windows 7), webmail genom www.outlook.com/amal.se.

Efter kl 15.00 på fredag 30/4 är det bra om du som användare minska ditt användande av e-post inför helgen på grund av uppdateringen av e-postsystemet. Inga mejl kommer att förloras under omläggningen.  Vi är tacksamma om du hjälper till att minimera trafiken av mejl då det påverkar hastigheten av flytten.

Ca kl 17.00 på fredag 30/4 kommer nya servrar att kopplas in och börja ta över mejltrafik från de gamla. Det kan ta upp till 72 timmar innan den är helt komplett. Detta innebär att det finns en möjlighet att e-post inkommer till Groupwise (gamla e-postsystemet) ända fram till 17.00 på måndag 3/5.

Detta innebär att du under helgen och måndag 3/5 behöver hålla koll på både Groupwise och Outlooks inkorgar. Efter kl 17.00 på måndag 3/5 är det endast Outlook som gäller.

Efter kl 17.00 fredag 30/4 ska du inte längre använda Groupwise för att skicka e-post. Efter denna tidpunkt ska Outlook användas för att skicka e-post. Klicka här för tips och instruktioner gällande Microsoft Outlook. 

Vad ska jag som användare eller verksamhetsledare göra?

• Försök planera ditt arbete så att du om möjligt kan skicka veckans sista mejl innan 15.00 fredag 30/4 och att du är så oberoende från e-posten som du kan fram till 07.30 måndag 3/5.

• Innan 30/4 är det viktigt att du är medveten om att det kan ske eventuella e-postavbrott. Då är det bra att du och dina medarbetare istället kan använda alternativa kanaler så som teams eller telefon.

• Om du är verksam och i behov av e-post under helgen och måndag 3/5, tänk på att mejl kan komma in i båda brevlådorna, i både Groupwise och Outlook. Tänk dock på att använda Outlook för att skicka e-post.

• Groupwise kommer att finnas öppet som arkiv att titta på och exportera gammal e-post och kalenderinformation ur fram till 31/5. Det kommer inte att gå att skicka eller ta emot e-post från Groupwise efter övergången.
  
  
• Du som avser att läsa din e-post i app från din tjänstetelefon eller surfplatta behöver knyta enheten till vår nya IT-miljö. Instruktioner för att få nya appen installerad och konfigurerad hittar du här (scrolla längst ner på sidan)
  
  

Vad gör jag om jag upplever problem med min e-post eller kalender efter övergången?

• Ta kontakt med IT Helpdesk på 170 70.
  
  Helpdesk kommer att förstärkas fram till 14/5. För e-post eller kalender- relaterade problem kan du också ringa 054-196 120 eller ställa din fråga över teams till Nya Office-helpdesk. Om din fråga inte handlar om e-post eller kalender kommer du att hänvisas till ordinarie helpdesk 170 70.
  
  Följ diskussionstrådar och helpdesk under Teams -> Nya Office.
  
  Ta kontakt med någon av Åmåls utbildade ambassadörer inom Microsoft 365. Ca 30 medarbetare i kommunen har fått fördjupad utbildning i de nya verktygen för att stötta upp med hjälp om uppdateringarna. Om du inte vet vilka som är ambassadörer för din verksamhet, fråga din närmsta chef.
  
  
• Håll dig uppdaterad och informerad om aktuellt läge genom att följa information på Å-net och via www.amal.se/365. Dessa kommer att uppdateras löpande.

• Ha tålamod! Vi kommer att hjälpa dig med ditt ärende så snart vi kan. Det nya e-postsystemet och dess inställningar kommer att underhållas och utvecklas även efter 3/5. Du har också goda möjligheter att själv ställa in och anpassa verktygen så att de passar just dig på bästa sätt. Klicka här för tips och instruktioner gällande Microsoft Outlook.